Quante volte è capitato di interrompere malamente il rapporto di lavoro e dover richiedere al dipendente la restituzione dello smartphone e del computer portatile? Certamente tante.
La restituzione degli strumenti aziendali è un momento più delicato di quel che sembri e per evitare che sorgano contestazioni è necessario adottare accorgimenti specifici, alcuni dei quali, in realtà, devono (o avrebbero dovuto) essere stati adottati già in sede di assunzione o in corso di rapporto.
In sede di assunzione, infatti, il dipendente deve aver sottoscritto:
- un documento di ricezione dei beni aziendali (e in particolare degli strumenti elettronici), chiaramente identificati;
- la policy di utilizzo degli stessi la quale dovrà prevedere clausole specifiche a seconda delle esigenze aziendali.
Sarà poi necessaria l’adozione di presidi informatici (accessi limitati, backup, ecc.) e giuridici (accordi di riservatezza, nomine a incaricati del trattamento, ecc.) in grado di evitare esfiltrazioni di dati e limitazioni di accesso a documenti che contengano informazioni riservate e know how.
In sede di restituzione, invece, sarà opportuno che il datore di lavoro
- verifichi al momento della restituzione in contraddittorio con il dipendente la presenza di tutti i dati aziendali
- ottenga dal lavoratore le dichiarazioni più adeguate (non utilizzo per scopi personali, assenza di dati personali, ecc.)
- rilasci ricevuta della restituzione solo dopo la verifica in contraddittorio della presenza dei dati aziendali
- nel caso in cui ciò non sia avvenuto o possibile e si abbia il timore o il sospetto di una esfiltrazione di dati, effettuare una copia forense dei dispositivi prima di procedere con l’accensione e la verifica della presenza dei dati.
Nel caso in cui non vengano seguite queste semplici regole potrebbe essere estremamente complesso, se non impossibile, sollevare contestazioni per mancanza di dati o cancellazioni di dati aziendali.
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