Consultazione pubblica: i metadati delle e-mail dei dipendenti
Il 21 dicembre 2023 il Garante per la Protezione dei Dati ha pubblicato un documento di indirizzo intitolato: “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”.
Nel documento è stabilito un periodo di conservazione dei metadati delle e-mail di 7 giorni, estendibili di 48 ore per esigenze comprovate.
Esigenze sottese
Il contenuto delle e-mail e i metadati sono considerati forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente.
Pertanto, anche nel contesto lavorativo pubblico e privato, sussiste una legittima aspettativa di riservatezza in relazione ai messaggi oggetto di corrispondenza.
A seguito delle numerose richieste di chiarimento, il Garante privacy ha avviato una consultazione pubblica.
Il fine è stabilire l’eventuale congruità del termine di conservazione dei metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori.
I metadati sono dati che contengono informazioni quali il mittente, il destinatario, l’ora e il giorno dell’invio, l’oggetto e la dimensione dell’e-mail.
Consultazione pubblica: modalità
La consultazione pubblica si svolge mediante invio all’Autorità Garante, da parte degli interessati, quali, ad esempio, i datori di lavoro pubblici e privati, esperti in protezione dei dati, delle proprie osservazioni e proposte, sulle forme e modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore.
L’invio deve avvenire nel termine di 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta ufficiale, tramite posta ordinaria o agli indirizzi e-mail protocollo@gpdp.it o protocollo@pec.gpdp.it.
La consultazione pubblica costituisce un valido strumento per permettere al Garante e ai datori di lavoro che vogliono parteciparvi di attuare uno scambio di informazioni.
Il fine è di adottare un provvedimento rispettoso della protezione dei dati e delle norme a tutela del lavoratore, senza eccessivamente pesare sulle esigenze dell’impresa.
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